各学院:
按照校档案馆要求,现将2014届毕业生教学类材料组档立卷相关要求通知如:
一、本次教学类材料组档立卷材料包括:
1.《河北大学学生学籍卡》(实行学分制管理的各学院)
2.《河北大学XXXX学院XXXX级XXXX专业XX科XX班学生成绩单》(医学部)
3.《河北大学XXXX学院学生学籍及学习成绩登记表》(质量技术监督学院专科、人民武装学院、工艺美术学院)
二、学籍管理档案包括学籍管理档案卷内目录、卷内页(加封面和封底装订成册)及档案盒。
三、学籍管理档案组档立卷要求:
1.档案盒:(具体格式要求见附件2)
① 封面:
档号、档案馆号、缩微号:不用填写。
案卷题名:“河北大学教务处****届**学院**专业**科(本科/专科)学生学籍卡”,“案卷题名”填写时第一行空两格,写满之后再回行,回行顶格写。
归档单位:“教务处”居中书写。
起止日期:学生入学时间至毕业时间。
保管期限:“永久”居中书写。
密级:不用填写。
② 封底:
立卷人:各院教务科长。
检查人:不填。
立卷时间:2014.6.30。
2.学籍管理档案卷内目录(以《河北大学学生学籍卡》为例)(见附件1、打印)
① 档号:不用填写。
② 件号:三位数,“001、002、……”以此类推。
③ 文号:即学生学号。
④ 责任者:为学生姓名。
⑤ 文件题名:为“****届**学院**专业**科(本科/专科)学生学籍卡”。
⑥ 成文日期:2014.6.30。
⑦ 页号:1-、2-、3-、……,最后一格要体现结束页码,例如“40-40”。
⑧卷内目录一式两份,学籍卡册内装订一份,档案盒中放另一份,同时将电子版发至注册选课中心邮箱(zczx@hbu.edu.cn)。
3.卷内页
① 卷内册封面填写格式与档案盒封面填写格式相同(具体格式要求见附件2)。
② 原则上一个专业装订一册,装入一个档案盒,如果专业人数过多,一盒装订不下,可以分成多盒。但必须在“案卷题名”后标明(一)(二)(三)……。
③ 一个档案盒中的学生学籍卡只能装订成一册。即,如果一个档案盒中装入了多个专业的学籍卡,也只能装订成一册,并在封面写明专业。但每卷不能超过200页,超过200页要分卷装订。
④ 学生学籍卡按学号从小到大的顺序排序,再给卷内页标注页码,页码一律用黑色碳素笔标记,如果卷内页为正反两面,正反两面均需标注页码,页码位置为可视页面的右下角。(装订前应检查卷内页码与目录页码是否对应)。
⑤ 按“三孔一线”方式装订卷内册,孔距7-8cm,呈均匀排列,绳结要系在装订册背面中间孔的位置上,不能用钉书钉装订。
四、以上材料上报时间:2014年7月11日下午6时前
如有问题请与教务处联系(电话:5079770)
附件1:卷内目录填写格式
附件2:档案盒/卷内册封面、封底填写格式
教 务 处
2014年5月30日